Na co dzień pracodawcy, klienci, koledzy, a także wykładowcy otrzymują dziesiątki, a nawet setki e-maili, które muszą przeczytać i na które ewentualnie odpowiedzieć. Umiejętność napisania sprawnego, profesjonalnego, a przede wszystkim skutecznego e-maila do wykładowcy, to nieodzowna kwestia w obecnej erze cyfrowej.
Zasady etykiety e-mailowej do wykładowcy
Pierwsza kwestia, którą należy przemyśleć to zasady etykiety e-mailowej. Pomogą one zapewnić profesjonalny wygląd wiadomości i wpłyną na jej skuteczność. Pamiętajmy, że w przypadku korespondencji z wykładowcami, być może będzie to nasza jedyna szansa na wywarcie wrażenia.
Należy pamiętać, że nasz wykładowca jest osobą, która zasługuje na szacunek, dlatego ważna jest właściwa forma adresowania się do niej. Unikaj „hej”, „cześć” czy innych nieformalnych form zwracania się. Najlepiej zacząć od „Szanowny Panie Profesorze” lub „Szanowna Pani Profesor”, w zależności od sytuacji. To ważna kwestia pokazująca szacunek i profesjonalizm, a zaniedbanie jej może skutkować negatywnym odbiorem wiadomości.
Kolejna ważna kwestia to jasne i konkretne określenie tematu wiadomości. Temat powinien być na tyle konkretny, żeby wykładowca mógł szybko zorientować się, czego dotyczy wiadomość. Dajmy wykładowcy możliwość skutecznej organizacji swojej skrzynki odbiorczej.
Kolejną zasadą etykiety jest zasada krótkości. Pamiętaj, że Twojego maila czyta osoba, która ma mało czasu i wiele innych obowiązków. Dlatego ważne jest aby Twoja wiadomość była jak najbardziej konkretna, zwięzła i klarowna. Bez niepotrzebnych ozdobników i biernych konstrukcji zdań.
Nie zapomnijmy również o odpowiedniej formie podpisu. Zawsze podpisz się swoim pełnym imieniem i nazwiskiem, a także numerem indeksu i nazwą prowadzonego kursu. Taka forma podpisu ułatwi wykładowcy przypisanie wiadomości do konkretnego studenta i kursu oraz umożliwi mu szybszą odpowiedź.
Podstawowe elementy maila do wykładowcy
Niezależnie od tematu maila, wiadomość do wykładowcy powinna zawierać kilka podstawowych elementów. Są to: tytuł wiadomości, forma zwracania się do odbiorcy, treść wiadomości, oraz podpis.
Tytuł wiadomości powinien być zwięzły i konkretny. Powinien od razu wskazywać na temat wiadomości. Dobre przykłady mogą zawierać: „Pytanie dotyczące zadania domowego z kursu X”, „Prośba o konsultacje”, „Zgłoszenie absencji na zajęciach”, itp. Pamiętaj, że tytuł wiadomości to nasz pierwszy i często jedyny strzał na zaangażowanie uwagi odbiorcy.
Forma zwracania się do wykładowcy, jak wcześniej wspomniano, powinna być pełna szacunku i formalna. Unikaj nieformalnych zwrotów i staraj się zwracać do wykładowcy zgodnie z jego tytułem naukowym.
Treść wiadomości powinna być zwięzła, jasna i konkretna. Zawiera podstawowe informacje, które chcesz przekazać, bez zbędnych ozdobników. Upewnij się, że treść wiadomości odpowiada na pytania 'co?’, 'kiedy?’ i 'dlaczego?’
A na końcu, nie zapomnij o podpisie. Podpisz się pełnym imieniem i nazwiskiem, podaj numer indeksu i nazwę kursu. Możesz również dodać swoje dane kontaktowe, takie jak numer telefonu czy adres e-mail, choć nie jest to konieczne.
Przykładowe sformułowania i ton w mailu do wykładowcy
Kiedy piszemy maila do wykładowcy, ważne jest, aby zachować odpowiedni ton i używać odpowiednich sformułowań. Ton powinien być formalny, ale nie zbyt surowy. Ważne jest, aby nasza wiadomość była czytelna i zrozumiała dla odbiorcy.
Zacznijmy od formy zwracania się do wykładowcy. Jak już wcześniej wspomniano, zaleca się zwracać do wykładowcy zgodnie z jego tytułem naukowym. Przykładowo: „Szanowny Panie Profesorze” lub „Szanowna Pani Doktor”. Jeżeli nie jesteś pewny, który tytuł naukowy posiada Twoj wykładowca, bezpieczną opcją będzie „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”.
Następnie przeszliśmy do treści wiadomości. Tutaj ważne jest, aby nasza wiadomość była zwięzła i konkretna. Unikaj niepotrzebnych ozdobników i biernych konstrukcji zdań. Pamiętaj, że naszym celem jest przekazanie ważnej informacji, a nie zaimponowanie wykładowcy naszymi zdolnościami pisarskimi.
Przykładowe sformułowania mogą obejmować: „Chciałbym zapytać o…”, „Czy mogę prosić o…”,”Chciałbym zgłosić…”, itp. Staraj się być jak najbardziej bezpośredni i jasny w swojej komunikacji.
Co do tonu maila, powinien on być formalny i pełen szacunku. Unikaj emocjonalnych, agresywnych czy zbyt nieformalnych wyrażeń. Pamiętaj, że piszesz do profesjonalisty, a nie do przyjaciela. Twoja wiadomość powinna odzwierciedlać to, że traktujesz swojego wykładowcę z odpowiednim szacunkiem.
Kończąc, nie zapomnij o podpisie. Daj wykładowcy świadomość, kto do niego pisze. Pełne imię i nazwisko, numer indeksu i nazwa kursu są tutaj nieodzowne. Możesz również podać swoje dane kontaktowe, takie jak nr telefonu czy inny mail, ale to nie jest niezbędne.
Pisanie maila do wykładowcy, z pozoru prosta czynność, wymaga jednak odpowiedniego podejścia. Pamiętaj, że jest to forma komunikacji formalnej, która wymaga odpowiednich norm i etykiety. Mając na uwadze powyższe wskazówki, z pewnością uda Ci się napisać skutecznego i profesjonalnego maila do swojego wykładowcy.
