Kiedy potrzebna jest licencja na transport drogowy?

Transport drogowy jest istotnym elementem w wielu branżach, takich jak logistyka, handel detaliczny czy produkcja. Aby jednak prowadzić profesjonalną działalność transportową, w wielu przypadkach konieczne jest posiadanie licencji na transport drogowy, a w innych – co najmniej zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne.

Licencja na transport drogowy jest wymagana przy zarobkowym przewozie rzeczy pojazdami o DMC powyżej 3,5 tony w kraju (od 2,5 tony w transporcie międzynarodowym) oraz przy przewozie powyżej 9 osób. Za jej brak przedsiębiorcy grozi kara administracyjna w wysokości 12 000 złotych.

Transport zarobkowy a przewóz na potrzeby własne

W działalności gospodarczej rozróżnia się transport zarobkowy oraz niezarobkowy przewóz na potrzeby własne. Transport zarobkowy to przewóz rzeczy lub osób wykonywany za wynagrodzeniem – przewóz jest wprost źródłem przychodu firmy, a usługa świadczona jest na rzecz klienta zewnętrznego.

Przewóz na potrzeby własne ma charakter pomocniczy wobec głównej działalności przedsiębiorstwa. Oznacza to, że firma przewozi własne towary, sprzęt lub własnych pracowników, a przejazd służy realizacji jej podstawowej działalności, a nie świadczeniu usług transportowych na rynku. W wielu przypadkach nie wymaga to klasycznej licencji, ale przy pojazdach o DMC powyżej 3,5 tony przedsiębiorca musi uzyskać zaświadczenie na przewozy drogowe na potrzeby własne.

Kiedy potrzebna jest licencja?

Aby uniknąć dotkliwych kar finansowych podczas kontroli drogowej, każdy przedsiębiorca planujący start w branży TSL musi dokładnie wiedzieć, kiedy potrzebna jest licencja na transport drogowy. W Polsce licencja jest konieczna w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej polegającej na zarobkowym przewozie osób lub rzeczy za wynagrodzeniem, przy wykorzystaniu odpowiednio dużych pojazdów.

• Przewóz towarów jako usługa dla klientów, wykonywany pojazdami lub zestawami o DMC powyżej 3,5 tony w transporcie krajowym,
• zarobkowy przewóz osób pojazdami konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu powyżej 9 osób łącznie z kierowcą,
• realizacja zleceń transportowych dla innych podmiotów gospodarczych, gdy transport stanowi oddzielną usługę, a nie wyłącznie element pomocniczy własnej działalności.

W transporcie międzynarodowym obowiązują zaostrzone progi. Licencja wspólnotowa jest wymagana przy zarobkowym przewozie rzeczy pojazdami lub zestawami o DMC powyżej 2,5 tony. Oznacza to, że także busy w przedziale 2,5–3,5 t DMC wykonujące przewozy międzynarodowe rzeczy podlegają obowiązkowi licencyjnemu. W przewozie osób licencja jest konieczna dla pojazdów konstrukcyjnie przystosowanych do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność wyłącznie w zakresie przewozu własnych towarów lub własnych pracowników, bez świadczenia usług na rynku, mówimy o przewozie na potrzeby własne. W takiej sytuacji klasyczna licencja transportowa nie jest wymagana. Gdy jednak wykorzystywane są pojazdy o DMC powyżej 3,5 tony (w kraju lub za granicą), firma ma obowiązek uzyskać zaświadczenie na przewozy drogowe na potrzeby własne – odpowiednio w Starostwie Powiatowym (transport krajowy) lub w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (transport międzynarodowy).

Wymagania dotyczące licencji

Aby uzyskać licencję na transport drogowy, przedsiębiorca musi spełnić szereg wymagań wynikających z ustawy o transporcie drogowym oraz rozporządzeń unijnych. Do najważniejszych należą:

1. Posiadanie osoby zarządzającej transportem, która dysponuje Certyfikatem Kompetencji Zawodowych (CKZ) w drogowym transporcie rzeczy lub osób.
2. Wykazanie dobrej reputacji – wymagane jest m.in. zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego dla przedsiębiorcy oraz osoby zarządzającej transportem, potwierdzające brak wyroków za przestępstwa mające związek z wykonywaniem zawodu przewoźnika.
3. Udokumentowanie zdolności finansowej, czyli posiadania środków lub zabezpieczenia w wysokości:
   – 9000 euro na pierwszy pojazd o DMC powyżej 3,5 tony,
   – 5000 euro na każdy kolejny pojazd o DMC powyżej 3,5 tony,
   – w przypadku pojazdów o DMC od 2,5 do 3,5 tony wykorzystywanych w transporcie międzynarodowym – 1800 euro na pierwszy pojazd i 900 euro na każdy następny w tej grupie.
4. Posiadanie floty pojazdów spełniających wymogi techniczne i formalne – aktualne dowody rejestracyjne, ubezpieczenie OC, przeglądy techniczne, a także tytuł prawny do pojazdów (własność, leasing, najem, dzierżawa).
5. Zapewnienie rzeczywistej i stałej siedziby przedsiębiorstwa na terenie UE oraz bazy eksploatacyjnej, w której można parkować pojazdy i przechowywać dokumentację.
6. Ukończenie wymaganych szkoleń i zdanie egzaminów niezbędnych do uzyskania Certyfikatu Kompetencji Zawodowych przez osobę zarządzającą transportem.

Wymagania te mogą się różnić w zależności od tego, czy firma ubiega się o licencję krajową, czy o licencję wspólnotową na przewozy międzynarodowe. W sprawach dotyczących licencji krajowej wnioski składa się do Starostwa Powiatowego właściwego dla siedziby przedsiębiorcy, natomiast w zakresie licencji międzynarodowej – do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego.

Dla licencji wspólnotowej istnieje możliwość złożenia wniosku elektronicznie – poprzez Portal Klienta Biura ds. Transportu Międzynarodowego GITD. Ułatwia to cały proces i przyspiesza obieg dokumentów, szczególnie przy większej liczbie pojazdów i wypisów.

Konsekwencje i kary za brak licencji

Wykonywanie zarobkowego transportu drogowego bez wymaganej licencji lub bez potrzebnego wypisu z licencji w pojeździe jest traktowane jako poważne naruszenie przepisów. Jakie konsekwencje finansowe grożą przedsiębiorcy?

• Za wykonywanie transportu drogowego rzeczy lub osób bez wymaganej licencji organ kontrolny może nałożyć na firmę administracyjną karę pieniężną w wysokości 12 000 zł.
• Za brak wypisu z licencji w pojeździe podczas kontroli drogowej przewidziany jest mandat w wysokości 500 zł za każdy pojazd.

W przypadku powtarzających się naruszeń przedsiębiorca naraża się nie tylko na kary finansowe, ale również na wszczęcie procedury oceny dobrej reputacji, a w skrajnym przypadku – na zawieszenie lub cofnięcie licencji. Czy warto ryzykować prowadzenie transportu bez pełnego kompletu dokumentów?

Ile kosztuje licencja transportowa w 2025 roku?

Koszty związane z licencją transportową składają się z opłaty za udzielenie zezwolenia oraz opłat za wypisy na poszczególne pojazdy. W 2025 roku stawki kształtują się następująco.

W przypadku krajowego transportu rzeczy przedsiębiorca ubiegający się o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (licencję krajową) ponosi:

– 1000 zł – jednorazowa opłata za wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (dokument jest wydawany bezterminowo),
– 110 zł – za każdy wypis z zezwolenia na zgłoszony pojazd.

Dla międzynarodowego zarobkowego przewozu rzeczy wymagana jest licencja wspólnotowa. Jej koszt zależy od okresu ważności dokumentu:

Łączny koszt wejścia w branżę zależy więc od liczby pojazdów zgłaszanych do licencji oraz tego, czy firma planuje wyłącznie transport krajowy, czy od razu także przewozy międzynarodowe. Do powyższych opłat trzeba dodać jeszcze wydatki na uzyskanie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych, ewentualne gwarancje lub polisy potwierdzające zdolność finansową oraz przygotowanie pełnej dokumentacji do wniosku.